Privacy beleid La Garde coaching en mindfulness

Ik volg de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Als u vragen of klachten heeft over de naleving van uw privacy of wanneer u aanbevelingen of opmerkingen heeft voor verbetering van de privacy naleving, neem dan contact met mij op.

Vertrouwelijkheid /geheimhouding
De inhoud van alle gesprekken is vertrouwelijk, dit betekent dat ik niets deel met anderen wat mij tijdens de coaching of de mindfulnessbijeenkomsten wordt verteld. Overleg met een leidinggevende c.q. opdrachtgever over de doelen en het resultaat van coaching vindt plaats in een driegesprek met de coachee of na nadrukkelijk akkoord op de inhoud van de coachee. Verslaglegging naar een leidinggevende/opdrachtgever gebeurt beknopt en na lezing en toestemming door coachee.

Gegevensverzameling
Voor het kunnen uitvoeren van mijn werkzaamheden heb ik i.h.a. de volgende gegevens nodig:

• Persoonsgegevens: Voor- en achternaam, geboortedatum, adresgegevens, inclusief telefoon en mailadres t.b.v. correspondentie en bereikbaarheid en t.b.v. contracten en facturering, summiere gegevens over uw gezondheid.
• Een CV om zicht te krijgen op opleiding en werkervaring. Soms is hierop een pasfoto aanwezig.
• Reflectieverslagen coachee
• Huiswerkopdrachten coachee

Deze gegevens ontvang ik rechtstreeks van coachee of deelnemer mindfulness via de mail en zullen digitaal, in de Cloud, worden bewaard. Reflectieverslagen en huiswerkopdrachten van de coachee zullen door mij worden geanonimiseerd alvorens ze digitaal worden bewaard, zodat dit niet naar de persoon kan worden herleid. Lopende het coachtraject kan er ook een papieren werkdossier worden aangemaakt. Na elk gesprek maak ik een kort gespreksverslag. Ook dit verslag wordt geanonimiseerd digitaal opgeslagen.

Doel van het verwerken van persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden verzameld, zodat er kan worden gefactureerd en er kan worden gebeld, dan wel gemaild om de dienstverlening uit te kunnen voeren. Gegevens over uw gezondheid worden gevraagd om te kunnen bepalen of de juiste hulp kan worden geboden.

Digitale beveiliging
Ik werk met een Microsoftprogramma en een Bitfender beveiligingsprogramma. Mijn computer wordt meerdere keren per jaar opgeschoond en gecontroleerd op virussen. De computer en de telefoon zijn met een sterk wachtwoord of vingerprint beveiligd. WhatsApp wordt alleen gebruikt om op het laatste moment een afspraak te cancelen of op initiatief van de coachee /deelnemer mindfulness.

 Vernietiging gegevens
Na afronding van een coachtraject/mindfulnesstraining:

• Wordt het papieren dossier door mij vernietigd in de papierversnipperaar;
• Worden vragenlijsten met persoonsgegevens vernietigd.
• Worden digitale gegevens zoals reflectieverslagen, gespreksverslagen en huiswerkopdrachten geanonimiseerd bewaard.
• Na 2 jaar worden mails verwijderd:
• Worden de gegevens in facturen 7 jaar bewaard in de bedrijfsadministratie t.b.v. de belastingdienst;

De mailadressen worden niet vernietigd, maar gebruikt om te informeren over cursussen MBSR of terugkomavonden mindfulness. Als de cliënt deze mails niet meer wil ontvangen kan dit in antwoord op deze mails worden aangegeven. Het mailadres wordt dan uit het bestand verwijderd. Ten behoeve van bedrijfsgegevens bewaar ik gegevens voor het bijhouden van cijfers, zoals de aantallen coachees/deelnemers en het soort trajecten.

Gegevens t.b.v. eigen professionele ontwikkeling supervisor/coach
Na afronding van een coachingstraject of mindfulnesscursus wordt de coachee/deelnemer gevraagd een evaluatie in te vullen en te ondertekenen. Deze gegevens worden zowel digitaal als op papier bewaard. Deze evaluatie wordt door mij gebruikt voor mijn herregistratie bij de beroepsvereniging NOLOC en VMBN.

Intervisie
Als mindfulnesstrainer/ coach maak ik deel uit van verschillende intervisiegroepen met collega coaches en mindfulnesstrainers. Deze bijeenkomsten zijn bedoeld om te leren van elkaar en om de professionele ontwikkeling van mij als coach/mindfulnesstrainer te vergroten. Tijdens deze bijeenkomsten kunnen situaties van coachees/deelnemers anoniem worden besproken.
De intervisiebijeenkomsten zijn strikt vertrouwelijk en er geldt geheimhoudingsplicht. Er wordt geen verslaglegging gedaan m.b.t casuïstiek.

Verhalen van cliënten
Op mijn website staan ervaringen van cliënten en opdrachtgevers. In alle gevallen is vooraf toestemming verleend voor publicatie. Na goedkeuring van de referent is voornaam en/of achternaam zichtbaar. Op verzoek van de coachee wordt een ervaring van de website verwijderd.

Tenslotte
Ten behoeve van bedrijfsgegevens bewaar ik gegevens voor het bijhouden van cijfers. Aantal cliënten, bedrijven, soort trajecten.

Elise Lagarde

Versie: 10 -07-2018